Backoffice

Rechnungsverarbeitung automatisieren

Rechnungen manuell zu bearbeiten kostet Zeit, Geld und Nerven. Better KI automatisiert den gesamten Rechnungseingang – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung und GoBD-konformen Archivierung.

Kostenfreie KI-Potenzialanalyse anfordern

10 Sek.

statt 10 Minuten pro Rechnung

95%

automatische Erkennungsgenauigkeit

< 3 Mon.

Amortisationszeit

Auf einen Blick

Die Rechnungsverarbeitung gehört zu den häufigsten und kostspieligsten manuellen Prozessen im Unternehmen. Bei 10 Minuten pro Rechnung und 500 Rechnungen monatlich entstehen über 80 Arbeitsstunden allein für die Erfassung – ohne Prüfung, Freigabe und Ablage. Better KI automatisiert jeden Schritt dieses Prozesses.

Das Problem

Typische Herausforderungen

Hoher manueller Aufwand pro Rechnung

8–12 Minuten manuelle Bearbeitungszeit pro Rechnung – bei hohem Volumen eine erhebliche Ressource.

Fehleranfällige Dateneingabe

Zahlendreher und Tippfehler entstehen unvermeidlich bei der manuellen Übertragung.

Lange Freigabeprozesse

Rechnungen wandern tagelang durch E-Mail-Ketten. Skontofristen werden verpasst.

Compliance-Risiken

Fehlende oder nicht revisionssichere Archivierung verletzt GoBD und DSGVO.

Keine Transparenz

Wo ist diese Rechnung gerade? Wer hat sie freigegeben? Ohne Automatisierung ist das schwer nachzuvollziehen.

Hohe Prozesskosten

Branchenstudien ermitteln Kosten von 10–25 € pro Eingangsrechnung bei manueller Verarbeitung.

Unsere Lösung

So helfen wir Ihnen

Better KI implementiert die richtigen Automatisierungslösungen für Ihren spezifischen Kontext – schnell, messbar und DSGVO-konform.

📥

Automatischer Rechnungseingang

E-Mails, PDF-Anhänge und gescannte Rechnungen werden automatisch erfasst und klassifiziert.

🔍

KI-Datenextraktion

Alle Pflichtfelder – Nummer, Datum, Betrag, MwSt., Lieferant, IBAN – werden automatisch extrahiert und geprüft.

✅

Digitaler Freigabe-Workflow

Rechnungen durchlaufen digitale Freigabeschritte mit automatischen Erinnerungen und lückenloser Dokumentation.

📚

GoBD-konforme Archivierung

Revisionssichere, sofort durchsuchbare Archivierung aller Rechnungen – für Betriebsprüfungen gerüstet.

Praxisbeispiel

Großhändler mit 800 Eingangsrechnungen monatlich

Vorher – manuell

E-Mail-Anhang öffnen, Rechnung prüfen
Daten manuell in Buchhaltungssystem eintippen
Freigabe per E-Mail anfragen, tagelang warten
Rechnung ausdrucken und im Ordner abheften

Nachher – automatisiert

E-Mail-Anhang automatisch erfasst und klassifiziert
KI extrahiert alle Felder in Sekunden, direkt ins System
Digitale Freigabe per Klick, Erinnerung nach 24h automatisch
Automatische GoBD-konforme digitale Archivierung

📈 Ergebnis: Rechnungskosten von 18 € auf 1,80 € gesunken, Durchlaufzeit von 4 Tagen auf 4 Stunden, Skonto-Nutzung um 40 % gestiegen.

Die Better KI Methode

In 4 Schritten zum Ergebnis

Analyse Ihrer Prozesse

Wir analysieren Ihre Abläufe und identifizieren die größten Automatisierungspotenziale – kostenlos und unverbindlich.

Individuelle Konzeption

Maßgeschneiderte Lösung mit klaren Zielen, Zeitrahmen und realistischem ROI.

Agile Implementierung

Wir setzen die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft um – ohne Betriebsunterbrechung.

Schulung & Betreuung

Ihr Team wird geschult, Ergebnisse gemessen und die Lösung kontinuierlich optimiert.

Datenschutz & Compliance

DSGVO-konform von Anfang an

Alle Better KI Lösungen werden DSGVO-konform konzipiert. Datenschutz ist kein Anhang, sondern Ausgangspunkt jedes Projekts.

Daten bleiben bei Ihnen

Keine Weitergabe sensibler Daten ohne Ihr Einverständnis. Volle Kontrolle jederzeit.

Zugriffskonzepte & Rollen

Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang haben.

Vollständige Dokumentation

Alle Automationen sind revisionssicher dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Erste messbare Verbesserungen zeigen sich häufig bereits innerhalb von 2–6 Wochen.

Ja. Alle Better KI Lösungen sind DSGVO-konform konzipiert. Datenschutz ist fester Bestandteil.

Nein. Better KI übernimmt die vollständige technische Umsetzung.

Kostenlose Potenzialanalyse zuerst, dann transparentes Festpreisangebot.

Ja – gerade KMU profitieren überproportional von Automatisierung.

Ja. Alle Archivierungsprozesse sind revisionssicher und entsprechen den GoBD-Anforderungen.

DATEV, SAP, Lexware, sevDesk, Sage, Navision und weitere – individuelle Integrationen möglich.

Die KI verarbeitet Rechnungen in allen gängigen Sprachen. Fremdwährungen werden automatisch erkannt.

Weiterführende Themen

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Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen Ihnen konkret, wie Better KI Ihrem Unternehmen hilft – unverbindlich und kostenlos.